Офис-менеджер (с функцией тревел-менеджера)

Описание

Открыта позиция офис-менеджера в нашу административную команду. В роли будет много travel-задач, коммуникации с командой и реальное влияние на комфорт сотрудников.

Чем предстоит заниматься:

• Административная поддержка сотрудников, включая работу на ресепшен и обработку корпоративной почты.

• Организация командировок: оформление виз, бронирование билетов и отелей.

• Участие в проекте гибридного формата работы и курирование рассадки сотрудников: управление системой бронирования и переездом команд, взаимодействие со стейкхолдерами.

• Поддержание и актуализация базы знаний, чек-листов и внутренних регламентов.

• Подготовка отчетов, презентаций и аналитика по проектам (командировки, рассадка).

• Взаимодействие с управляющей компанией и подрядчиками по ремонту и обслуживанию офиса.

• Контроль закупок, остатков канцтоваров, обслуживание и ремонт офисного оборудования и мебели.

• Ведение работы с вендорами, учет расходов, координация заказов.

• Регулярные обходы офиса для контроля порядка и быстрого решения вопросов.

• Организация корпоративных мероприятий и выполнение прочих поручений в рамках функционала.

Что мы ожидаем от будущего коллеги:

• 3-6 лет опыта работы на административных должностях.

• Навыки комплексной координации командировок: бронирование билетов, гостиниц и сопровождение сопутствующих процессов.

• Опыт работы с полным циклом бюджетирования: от планирования до отчетности.

• Высокие организационные способности и умение эффективно управлять несколькими задачами одновременно.

• Способность работать в команде, отличные коммуникативные навыки.

• Проактивность, развитое критическое мышление и ориентация на результат.

• Гибкость и адаптивность в динамичной рабочей среде.

• Клиентоориентированность и умение сотрудничать.

• Английский язык: B1+ (письменный и устный)

Будет плюсом:

• Опыт работы в IT-секторе или международных компаниях.

• Знание и практический опыт использования онлайн-платформ для бронирования авиабилетов, проживания и оформления визовых вопросов.

• Навыки проектного менеджмента: разработка и управление дорожными картами проектов, работа по методологии OKR для мониторинга прогресса и достижения ключевых результатов.

• Успешные кейсы по оптимизации рабочих процессов.

• Дата-дривен подход в работе: опыт работы с метриками, сегментациями, составление отчетов и анализ массивов данных, создание сводных таблиц. Базовое владение Tableau/ Looker или их аналогов.

Что мы предлагаем:

• Высокий уровень профессионализма участников команды;

• Абсолютно белая зарплата и официальное оформление с первого дня;

• С первого дня работы ДМС Ультра всё включено со стоматологией, подключением родственников, чекапом организма, КТ и прочими радостями взрослой жизни;

• Частично компенсируем спорт и работу с психологом после испытательного срока;

• Пятидневная рабочая неделя в офисе где есть всё что есть дома, и даже больше: плойка, спортивная зона, кухня, зона для чилла и многое другое;

• В дни, когда ходишь в офис, оплачиваем вкусные обеды. А еще тебя ждет бодрящий кофе, свежие фрукты, орехи и снэки;

• Транспортный бенефит на выбор;

• Кроме отпуска даем оплачиваемые day off каждый месяц: если приболел, будет время восстановиться, не открывая больничный;

• Курсы английского языка.