Помощник генерального директора / бизнес-ассистент (с акцентом на аналитику и развитие)

Описание

Общая информация:
Возраст: необходим человек с опытом делового общения, ответственный и зрелый в психологическом смысле, при этом достаточно энергичный. Для кандидатов, отвечающих данным характеристикам, ограничений по возрасту нет.

Образование: должность больше подойдет кандидату с образованием и/или опытом в области управление/экономики/менеджмента. Опыт и навыки важнее образования.

Опыт работы: от 6 месяцев.

Личные качества:
1. Системность и внимание к деталям
2. Высокая степень самоорганизации
3. Лояльность и конфиденциальность
4. Инициативность, желание расти

Ключевые требования к кандидату:

Аналитические и технические: Умение искать и систематизировать информацию; готовить отчеты, справки и презентации. Уверенный пользователь MC office, Excel, CapCut, готовность изучить ИИ инструменты (работа с чат-ботами и тп)

Коммуникационные: Грамотная устная и письменная речь; умение вести деловую переписку, в.ч на английском языке; дипломатичность и такт.

Организационные: Планирование работы на неделю/месяц, организация документооборота, самостоятельность при принятии решения о своих дальнейших действиях в рамках своих обязанностей, умение выстраивать систему.

Важно: хороший вкус и чувство стиля, легкость в изучении прикладных программ, понимание принципов бизнеса, интерес развиваться в должности и в бизнесе.

Условия: занятость на данном этапе 2-4 часа в день. Очные встречи 1-2 раза в неделю, остальные задачи можно выполнять удаленно. Офис: метро Черная Речка.

Функционал:

1. Сбор и анализ информации:

Сбор, анализ и структурирование информации по заданным темам (например, поиск компаний определенного профиля или подрядчиков на услуги)
Поиск и первичный анализ компаний-партнеров, поставщиков, подрядчиков.
Подготовка выводов и рекомендаций на основе проведенного анализа.
Составление списков контактов ключевых лиц целевых компаний.
Проведение первичных переговоров (телефонных, письменных) для выяснения условий работы, компетенций и интереса компаний.
Формирование короткого списка (топ-3/5) наиболее подходящих компаний с обоснованием выбора.

2. Переписка с поставщиком, когда возникаю вопросы у сотрудников (на английском языке):

Помощь сотрудникам компании в переводе и формулировке запросов к зарубежным партнерам.
Перевод входящей документации и писем от иностранных поставщиков для внутреннего использования.
Помощь с переводом при общении по телефону, когда в этом есть необходимость

3. Оформление и систематизация материалов:
Систематизация и переработка сырой информации в логически связанный narrative (сюжет).
Самостоятельная формулировка ключевых тезисов и текстового наполнения.
Визуальное оформление слайдов (в Power Point или c использованием ИИ).
Подготовка иных материалов: Создание докладов, отчетов и тд

4. Информационный менеджмент и организация
4.1. Систематизация корпоративной информации:
Аудит существующих баз данных, документов и материалов.
Разработка и внедрение систем для хранения и легкого доступа к информации.
Контроль за своевременным обновлением и актуальностью данных.
4.2. Внутренний мониторинг и контроль:
Отслеживание статуса выполнения ключевых задач и проектов по сотрудникам/отделам по запросу руководителя.
Напоминание руководителю о сроках по приоритетным задачам, подготовка необходимой информации к встречам
Подготовка сводных отчетов о ходе работ.
4.3. Прочие орг вопросы:
Ведение реестра рекламных публикаций
Подтверждение доступов парикмахерам к сайту
Анализ клиентской базы в Битриксе, подготовка выводов и рекомендаций
Помощь в организации мероприятий
Организация ремонта орг техники и тп

5. Создание контента:
Съемка коротких видео в офисе для социальных сетей и внутренних коммуникаций.
Базовая монтажная и пост-обработка видео (в CapCut в соответствие с согласованными тематиками и схемами).

6. Личный ассистинг (второстепенный приоритет)
Выполнение отдельных личных поручений и задач генерального директора.

Условия оплаты и трудоустройства: по итогам собеседования.
О нас: эксклюзивный дистрибьютор в России брендов профессиональной косметики для волос Emotion Krom (Италия).