Бизнес-ассистент / Помощник исполнительного директора архитектурной студии

Описание

Меня зовут Анна, я исполнительный директор и главный архитектор студии генерального проектирования. Уже восемь лет наша команда реализует сложные проекты: мы проектируем жилые и общественные здания, а также гидротехнические сооружения. Однако сейчас мой главный фокус не только архитектура, а строительство сильной команды, внедрение инноваций и развитие компании. Команда и количество сотрудников все время растет. Я ищу бизнес-ассистента надёжного помощника, который сможет брать на себя часть управленческих задач и вместе двигаться к амбициозным целям.

Над какими задачами и проектами мы будем работать вместе:
1. Масштабный проект по структуризации компании.
Ведём работу по полной формализации ролей и обязанностей: разрабатываем должностные инструкции, внедряем рабочие регламенты, выстраиваем понятную и прозрачную систему управления.

2. Проект Матрица компетенций .
Строим уникальную систему развития и обучения сотрудников по модели 360 , интегрируем процессы в платформу Mirapolis для автоматизации адаптации, развития и повышения квалификации.

3. Ребрендинг сайта.
Не только обновляем внешний вид ресурса, но и полностью пересобираем его структуру, логику и наполнение, чтобы он соответствовал новым целям и этапу развития компании.

4. Административный и стратегический контроль.
С помощью Битрикс24 и других инструментов собираем метрики, анализируем показатели эффективности команд, координируем стратегические инициативы.

5. Координация работы отделов.
Контролируем исполнение внутренних регламентов, анализируем эффективность процессов и собираем управленческую аналитику.

6. Тактическая и проектная поддержка директора.
Помощь мне во всех процессах компании от организации ежедневной работы до сопровождения крупных изменений.

Обратите внимание: я не ищу проектного менеджера, который будет самостоятельно запускать проекты. Все стратегии и инициативы формирую я. Мне нужен надёжный второй пилот ассистент, который возьмёт на себя реализацию, организацию и чёткое выполнение задуманных задач. Инициатива и самостоятельное мышление приветствуются, но ваша основная роль помочь довести до ума решения на уровне реализации.

Что входит в ваши задачи:

• Участие в подготовке и внедрении внутренних инструкций, регламентов, процедур и стандартов.

• Администрирование проекта Матрица компетенций : сбор, структурирование и аналитика данных.

• Организация коммуникации с руководителями подразделений по вопросам исполнения задач.

• Сбор, анализ и систематизация метрик в Битрикс24: ведение учёта, формирование понятных отчётов.

• Организация внутренних процессов и помощь руководителю в реализации идей по развитию.

• Поддержка в проведении встреч, оформление протоколов, подготовка необходимых материалов.

• Курирование совещаний (в т.ч. еженедельных): ведение повесток и протоколов, постановка задач и контроль сроков.

• Быстрая реакция на новые задачи, поддержка всех направлений стратегических изменений компании.

• Офисное жизнеобеспечение: от закупки кофе до организации уборки и ремонта также на ваших плечах.

Каким я вижу идеального кандидата:

• Вам действительно нравится порядок, системность и процесс превращения хаоса в работающую структуру.

• У вас есть искренний интерес к изменениям и совершенствованию процессов.

• Вы умеете ясно и грамотно выражать мысли (письменно и устно) внимательность к деталям и грамотность для меня очень важны.

• Для вас не проблема работать с разноплановыми задачами, быстро изучать новое, быть гибким.

• Умеете системно анализировать информацию и превращать её в удобные и простые схемы, таблицы, инструкции.

• Уверенно владеете Битрикс24 или готовы быстро освоить его на высоком уровне

• Готовы быть опорой и поддержкой для руководителя и всей команды, получаете удовольствие от того, что ваша работа приносит ощутимую пользу.

• Вы командный игрок, нацелены на результат и отличаетесь личной ответственностью.

Важно:
Темп работы высокий: задачи бывают неожиданные, проектов много, поэтому важны стрессоустойчивость, гибкость и позитивное отношение к изменениям.
К конструктивной критике относитесь спокойно, умеете быстро делать выводы и расти на основе обратной связи.

Наши условия:

График работы: 5/2, быть на связи с 8:00-17:00;
Формат: гибридный график (обсудим индивидуально);
Оформление и доход по ТК РФ: 100 000 р.;
Возможности карьерного и профессионального роста;
Возможность глубоко погрузиться в бизнес-процессы и видеть результат своего труда вживую ;
Масштабные интересные задачи, шанс проявить себя в управлении процессами.

Если вам по-настоящему нравится делать процессы эффективнее, приводить в порядок амбициозные проекты и видеть осязаемый результат буду рада познакомиться!

В сопроводительном письме, пожалуйста, расскажите:
Над чем вы сейчас хотите работать?
Что вас мотивирует на новые проекты?
Почему вам интересна именно эта роль и деятельность?