Офис-менеджер (с функциями помощника руководителя)

Описание

Совместное предприятие ПАО "СИБУР Холдинг" и ООО "Газпром нефтехим Салават" ООО СНХК

Обязанности:

• ведение учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, поступающей как в электронном формате на корпоративный почтовый ящик Общества, так и поступающих писем на почтовые отделения;
• ведение договоров и дополнительных соглашений к ним, в том числе нетиповых в зоне ответственности функционала, а также по административно-хозяйственной деятельности, в том числе своевременное закрытие или расторжение договоров;
• осуществление контроля своевременной оплаты и отражения фактических затрат (получение от контрагента закрывающих документов актов выполненных работ) по действующим договорам в зоне ответственности;
• организация архивного хранения договорных документов, авансовых отчетов, приказов о командировании сотрудников Общества согласно действующего Законодательства в зоне ответственности;
• формирование плана командировок и служебных поездок работников Общества, организация согласования и утверждения плана командировок Общества;
• организация процесса архивного дела (актуализация и контроль процесса в Обществе, архивирование документов в зоне ответственности);
• организация командировки Руководителей (формирование пакета документов, бронирование авиа/ж/д билетов, гостиницы и трансфера в городе командирования;

• сбор отчетных документов для формирования авансового отчета (приказ, посадочные талоны, электронные билеты, подтверждение бронирования гостиницы и т.д.) с его последующим предоставлением в сервисную консалтинговую организацию для возмещения расходов и отчетности относительно Руководителей Общества;
• организация и обеспечение корпоративной мобильной связью в соответствии с утвержденными ЛНА Общества, сопровождение договорной деятельности по услугам мобильной связи (оформление первичной документации на оплату, сверка данных и т.д.)
• формирование и планирование бюджета и мониторинг фактических затрат по статьям бюджета на ежемесячной/квартальной и годовой основе в зоне ответственности по функции;
• разработка и актуализация ЛНА Общества в зоне ответственности;
• организация и обеспечение качественного клининга офисного помещения;
• ведение рабочего календаря Руководителей;
• организация аудио и видеоконференцсвязи для проведения встреч, совещаний, переговоров;
• ведение, оформление, согласование протоколов, встреч/совещаний по поручению Руководителя.

• принципы ведения делопроизводства и требования к подготовке проектов писем, распоряжений, приказов, протоколов и других документов;
• правила составления проколов совещаний и собраний с участием руководителей Общества;
• знание правила и Законодательства ведения архивного дела;
• свободное владение компьютерными навыками: уверенный пользователь ПК (Microsoft office), обязательное знание Excel, Word, PowerPoint, SAP, 1С, КИС ЕСМ, системы ЭДО;
• грамотная устная и письменная речь, умение составлять деловые письма;
• правила и принципы этики делового общения;
• английский язык (не ниже уровня B1);
• фото в резюме обязательно.

Условия:

• современное рабочее пространство, офис в шаговой доступности от м. Площадь Ленина.
• заработная плата согласно штатного расписания, премии за эффективную работу и результат (по итогам квартала и года).
• социальный пакет - ДМС, страхование жизни от несчастных случаев, возможность льготного страхования родственников.
• вакансия на период декретного отпуска основного работника (с 13.04.2026)
• График работы 5/2, с 9.00 до 18.00