Офис-менеджер с функцией личного помощника

Описание

Строительная компания GIK- комплексный EPC-подрядчик в области проектирования, строительства, реконструкции и обслуживания дорожной инфраструктуры. Более 20 лет успешно строим современные и долговечные дороги в различных регионах России.

В нашу команду мы ищем Офис-менеджера.

Условия:

• Современный комфортный офис в БЦ Аэроплаза, ул. Стартовая д. 8А;
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• График работы: 5/2 с 08:00 до 17:00 (выходные суббота и воскресенье);
• Стабильная заработная плата (2 раза в месяц);
• ДМС и компенсация затрат на фитнес после прохождения испытательного срока;
• Подарки на День Рождения;
• Корпоративные мероприятия.

Обязанности:

Административные задачи:

• Своевременное планирование закупочных процедур и поддержание необходимого уровня обеспеченности офиса необходимыми ресурсами (канцелярия, бытовая химия, питьевая вода, продукты питания, сувениры и бизнес-подарки);
• Проведение телефонных переговоров;
• Встреча гостей и создание благоприятной среды для встречи гостей и партнеров;
• Получение, регистрация и отправка писем и пакетов, оформление необходимых сопроводительных документов;
• Протоколирование совещаний и обеспечение технической стороны проведения видеоконференций;
• Закупка авиабилетов и жд билетов для сотрудников компании;
• Ведение учета расходных материалов и обслуживание офисной техники (сканеры, принтеры, МФУ и другое оборудование).

Функции личного помощника:

• Участие в планировании графиков руководства и координации встреч и мероприятий;
• Оказание помощи в организационной поддержке командировок, оформлении проездных документов и бронировании гостиниц;
• Осуществление информационной поддержки руководителя: сбор необходимой информации, фиксация поручений и контроль исполнения.

Требования:

• Активность и инициативность в подходе к выполнению задач;
• Высокий уровень ответственности и готовности соблюдать установленные сроки;
• Привлекательная манера общения и позитивный настрой;
• Хорошо развитые коммуникативные способности и умение строить эффективные коммуникации;
• Повышенная внимательность и аккуратность при обработке больших объемов информации;
• Готовность придерживаться дисциплины и структурированности в работе;
• Умение оперативно искать и обрабатывать важные данные;
• Хорошее понимание принципов современного документооборота и делопроизводства;
• Практический опыт взаимодействия с различными видами офисной техники;
• Продвинутый уровень владения инструментами пакета MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook);
• Представительный внешний вид, соответствующий стилю крупной компании.