Секретарь/персональный помощник генерального директора

Описание

АО Универмаг Московский приглашает на работу секретаря

Чем вам предстоит заниматься:

• Планирование и координация рабочего графика Генерального директора; организация деловых поездок и командировок (бронирование билетов и гостиниц, оформление сопутствующих документов).
• Полный цикл организации встреч в администрации Универмага: формирование повестки дня, своевременная рассылка материалов участникам, контроль готовности переговорных комнат и оборудования; Организация питания (кофе брейки, фуршеты, обеды) для участников;
• Ведение протоколов совещаний, контроль выполнения данных поручений и своевременная рассылка итоговых решений.
• Ведение полного цикла документооборота (входящего, исходящего, внутреннего) в бумажном и электронном виде.
• Выполнение конфиденциальных поручений руководителя, в том числе решение личных вопросов
• Взаимодействие с курьерскими службами и Почтой России;
• Фильтрация входящих звонков, координация работы с посетителями и организация переговорных процессов
• Закупка и контроль обеспечения расходными материалами (канцелярскими принадлежностями, водой, чаем/кофе) для приемной и кабинета генерального директора.
• Контроль порядка, наличия посуды, расходных материалов в столовой для руководства Бюджетирование в зоне ответственности, учёт представительских расходов,
• Организация поздравлений руководящего состава (юбилеи, дни рождения) и участие в подготовке корпоративных мероприятий (включая организацию питания).

Мы ожидаем, что Вы:

• имеете высшее образование (предпочтительно в сфере управления, делопроизводства, юриспруденции или лингвистики);

• обладаете опытом работы от 3 лет на позиции секретаря, помощника руководителя или бизнес ассистента;

• имеете практический опыт сопровождения топ менеджеров ;

• уверенно организуете деловые мероприятия, переговоры и командировки ;

• свободно владеете MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);

• знакомы с системами электронного документооборота и умеете эффективно в них работать;

• демонстрируете грамотность в деловой переписке , умеете чётко формулировать мысли в письменных коммуникациях;

• владеете навыками составления протоколов, отчётов и презентаций ;

• проявляете ответственность, коммуникабельность и организованность , готовы к многозадачности и быстро адаптируетесь к изменениям.

Мы предлагаем надёжные условия трудоустройства:

• стабильную заработную плату, выплачиваемую строго в срок;

• комфортный график работы: 5/2 (понедельник четверг с 9:00 до 18:00, пятница с 9:00 до 16:45);

• добровольное медицинское страхование (ДМС) подключается после успешного прохождения испытательного срока;

• насыщенную внутрикорпоративную жизнь;

• профессиональный и слаженный коллектив