Секретарь-референт/Помощник Генерального директора (м. Приморская)

Описание

• Организация календаря руководителя (задачи, встречи, планерки, собрания, обучение или поездки). Работа с корпоративным порталом Битрикс 24.
• Контроль исполнения списка задач генерального директора в Битрикс 24. Исполнение поручений и задач генерального директора. Своевременное информирование сотрудников о принятых решениях.
• Ведение документооборота и установленной отчетности. Регистрация входящих, исходящих документов, выпуск и регистрация договоров, приказов, распоряжений, задач, протоколов собраний.
• Административная и информационная поддержка руководителя.
• Комплексная организация travel поддержки
• Организация онлайн и оффлайн покупок. Общение с курьерами, подрядчиками
• Подготовка документов для руководителя (редактирование, транскрипция голосовых сообщений, составление таблиц, графиков, презентаций и т.д.)
• Взаимодействие с нотариусами и юристами для согласования сделок и документации
• Встреча гостей

• Организация и контроль санитарной, противопожарной, климатической и т.п. обстановки в здании офиса
• Организация беспечения офиса канцелярскими и офисными материалами/услугами сотрудников офиса.(подбор поставщика, контроль поставок, сбор и размещение заявок)
• Взаимодействие с арендаторами здания (3-4 компании). Контроль исполнения договорных условий. Реагирование на потребности и проблемы.
• Контроль работоспособности СКУД (система контроля доступ) ,исполнение режима вскорытия,опечатывания помещений,контроль наличия посторонних лиц и работоспособности технических средств контроля-видеонаблюдение,охранная,пожарная сигнализации.
• Поддержание необходимого уровня заполненности буфета и аптечки.
• Работа с проектами (администрирование и внесение информации в базу данных, взаимодействие со смежными отделами, выставление счетов и коммерческих предложений; контроль сопутствующих расходов на проект, контроль оплат и поставок)
• Организация генеральных уборок помещений. Поддержание чистоты и порядка в офисе

• Высшее (неоконченное- высшее) образование, постоянно повышаете свой профессиональный уровень.
• Имеете высокий уровень самоорганизованности, грамотную речь.
• Внимательны и оперативны при работе с документами.
• Имеете активную жизненную позицию, обучаемы.

• Работу в надежной компании-поставщике строительных материалов в Санкт-Петербурге с 1997 года, ставящей амбициозные цели.
• ДМС.
• Обучение.
• Официальное трудоустройство.
• График работы 5/2 с 09:00 до 18:00.
• Дружный коллектив и активную корпоративную жизнь.
• Возможность профессионального и карьерного роста.
• Комфортный офис в пешей доступности от метро (Василеостровская, Приморская, Спортивная).

м. Приморская, наб.реки Смоленки 31