Специалист по документообороту и архивоведению

Описание

• Организация и ведение документооборота:

Сбор, регистрация, систематизация и хранение первичной документации (бухгалтерской, кадровой, уставной, управленческой, исполнительной, по договорам подряда).

Контроль за своевременным поступлением, обработкой и передачей документов между подразделениями.

Обеспечение соответствия документооборота внутренним регламентам и требованиям законодательства РФ.

• Ведение электронного архива:

Оцифровка бумажных документов с соблюдением требований к качеству сканирования и метаданным.

Классификация, индексация и размещение документов в электронной системе хранения (ЭДО, е-архив и др.)

Обеспечение быстрого поиска, выдачи и восстановления документов по запросам сотрудников и руководства.

• Хранение и контроль материальных ценностей:

Ответственное хранение печатей, штампов, токенов ЭЦП, ключей доступа к корпоративным системам.

Ведение журнала учета выдачи/возврата печатей и токенов, обеспечение их сохранности и недопущение несанкционированного использования.

• Взаимодействие со смежными службами:

Тесное сотрудничество с бухгалтерией, юридическим, кадровым и административным отделами для обеспечения полноты и актуальности архива.

Подготовка и выдача копий/выписок документов по запросам внутренних и внешних пользователей (в т.ч. для проверок, аудитов, судов)

• Соблюдение регламентов и отчетность:

Строгое следование внутренним инструкциям, приказам, регламентам по документообороту и архивному делу.

Участие в инвентаризациях, аудитах, проверках документации.

Подготовка отчетов по состоянию архива, объемам оцифровки, выполненным задачам.

• Высшее образование (экономическое, юридическое или смежное)
• Опыт работы от 1 года в аналогичной должности (желательно в корпоративной среде или на производстве с большим объемом документации)
• Личные качества :

Высокий уровень ответственности, внимательность к деталям, аккуратность.

Стрессоустойчивость и готовность к большому объему рутинной и срочной работы

Дисциплинированность, соблюдение сроков, умение работать в режиме многозадачности

Коммуникабельность, способность к конструктивному взаимодействию с коллегами из разных отделов.

• Навыки :

Уверенное владение ПК : MS Office (Word, Excel, Outlook), 1С (желательно), системы электронного документооборота (например DIRECTUM, СЭД, Docsvision и др) - желательно, но не обязательно.

Базовые знания законодательства в области архивного дела, бухгалтерского и трудового учета.

Навыки сканирования, распознавания текста, работы с облачными хранилищами и базами данных

Знание правил хранения и уничтожение документов (в т.ч. по срокам давности).

• Офис, фиксированный график
• Доступ к конфиденциальной информации и материальным ценностям - обязательно подписание соглашения о неразглашении.

Ключевые компетенции:

Организация и контроль документооборота;

Работа с архивами (бумажным и электронным);

Компьютерная грамотность и владение ПО;

Ответственность и внимательность;

Коммуникация и взаимодействие;

Соблюдение регламентов.