Секретарь

Описание

Обязанности:

• Осуществлять организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя.
• Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать её в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
• Вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники.
• Принимать документы и личные заявления на подпись руководителя.
• Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
• Следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение.
• Организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения её содержание.
• По поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем.
• Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (Совет директоров, ОСУО, ВОСУО, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.
• Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
• Вести контрольно-регистрационные журналы.
• Обеспечивать рабочие места сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе.
• Печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводить текущую информацию в банк данных.
• Организовывать приём посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
• Формировать дела в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
• Контроль работы уборщиц, согласование и поиск замены на время отпуска и больничного
• Подготовка и отправка документов адвокатам по делам организации;
• Ведение кадрового делопроизводства (включая оформление, регистрация и патент иностранцев);
• Взаимодействие с военкоматом и администраций (отчеты, сдача сверки, уведомление о приеме/увольнении);
• Умение работать с большим объемом информации и в условиях многозадачности.
• Ответственность, внимательность и организованность.

Условия:

• Полная занятость, график работы 5/2.
• Работа на месте работодателя.
• Официальное трудоустройство.