Персональный ассистент руководителя (подразделение СДЭК)

Описание

Мы подразделение международной логистической компании СДЭК, работающее в сегменте B2B.

Ищем в команду профессионала, который воспринимает роль ассистента как стратегическую позицию с высокой степенью доверия и вовлечённости. Если вы чувствуете, что умеете быть стражем времени и эффективности , любите порядок и готовы взять на себя роль правой руки будем рады знакомству.

Что мы ожидаем от кандидата:

• способность вникать в логику бизнеса и семейной жизни руководителя;

• ориентацию на результат и эффективность взаимодействия.

Обязанности :

1. Документооборот и администрирование

• Работа с бухгалтерскими документами (печать, подписание, сканирование, загрузка на диск регулярно и системно, без авралов);

• Взаимодействие с аутсорс-бухгалтерией, кадрами;

• Работа с ЭДО (приглашения, отслеживание, подписание документов с контрагентами).

2. Календарь и планирование

• Полное ведение рабочего календаря руководителя;

• Исключение накладок;

• Напоминания и переносы;

• В начале недели структурированный план встреч и логистика;

• Ежедневные напоминания с приоритетами.

3. Организация встреч и командировок

• Актуализация встреч с клиентами (подтверждения от отдела продаж);

• Организация поездок: билеты, логистика, предпочтения по местам (например, Сапсан ), уровень сервиса;

• Коммуникация на английском для организации поездок при необходимости.

4. Офисная поддержка

• Контроль базовых бытовых процессов (вода, кофе, расходники, мелкий ремонт;

• Заказ и приём поставок (цветы, подарки и пр.);

5. Личные и семейные задачи

• Планирование отпуска;

• Поиск и подбор театральных событий и др. мероприятий;

• Организация экскурсий для детского сада/школы (родительский комитет);

• Сбор информации (например, курсы китайского языка для детей в СПб);

• Другие личные поручения.

6. Командные и креативные задачи

• Организация тимбилдингов и командных мероприятий;

• Организация поздравлений сотрудников (идея,поиск, покупка, реализация);

• Помощь в творческих проектах (например, генерация изображений для постов с помощью ИИ);

• Поиск и контроль подрядчиков.

7. Оптимизация процессов

Будет преимуществом, если вы:

• видите нелогичности в процессах;

• предлагаете улучшения;

• умеете упрощать и систематизировать работу.

Требования:

• Опыт от 2 лет личным ассистентом первого лица (CEO, собственник бизнеса);

• Высшее образование;

• Безупречная грамотность (русский язык);

• Уверенное владение современными digital-инструментами;

• Технологическая продвинутость (облачные сервисы, ЭДО, автоматизация и др.).

Личностные качества:

• Проактивность и антикризисное мышление

• Системность и любовь к порядку

• Тактичность и высокий эмоциональный интеллект

• Конфиденциальность

• Четкая и структурированная коммуникация

• Интерес к бизнесу и личной эффективности

• Чувство вкуса и стиля

Что мы предлагаем

• Оформление по ТК РФ;

• З.п. от 80.000 руб. до 120.000 руб. в мес. (в зависимости от опыта);

• Гибридный формат (3 4 дня в офисе);

• Работа напрямую с первым лицом;

• Высокий уровень доверия;

• Влияние на процессы и возможность выстроить систему;

• Развитие в сильной управленческой среде.

Почему у нас хочется работать:

• Современный и эргономичный офис в бизнес-центре рядом с м. Ладожская;
• Дружный, энергичный, коллектив (средний возраст 30 лет);
• Возможность учиться у сильных руководителей;
• Поощрение обучения и профессионального развития;
• Атмосфера взаимопомощи.

В сопроводительном письме расскажите:

1. Какой процесс вы оптимизировали на прошлой работе?

2. Как вы выстраиваете систему приоритетов руководителя?

3. Почему вам интересна роль персонального ассистента именно в бизнес-контексте?

Ждем ваших откликов!