Офис-менеджер(специалист по документообороту)

Описание

Мы ищем активного и внимательного сотрудника на должность специалиста по документообороту(офис-менеджера), готового качественно организовать деятельность нашей команды в удалённом режиме. Для нас важны ваша способность самостоятельно управлять своим временем, готовность оперативно решать возникающие задачи и стремление сделать работу команды комфортной и эффективной.

Основные обязанности

• Организация онлайн-встреч и совещаний, ведение календарей руководителя и команды (Google Calendar);

• Координация подготовки и отправки документации, включая договоры, счета, акты и отчёты;

• Поддержание порядка в системах электронной почты и документации (облачные сервисы, системы CRM);

• Контроль офисных закупок и взаимодействия с подрядчиками;

• Решение текущих административных вопросов, связанных с организацией рабочего процесса удалённой команды;

• Создание презентаций, таблиц и иных материалов по запросу руководства.

Требования к кандидату:

Обязательно:

• Опыт административной работы от 1 года;

• Уверенное знание офисных пакетов (MS Office / Google Suite);
  
  Желательно:
  Успешный опыт организации онлайн-мероприятий;
  Начальные навыки работы с графическими редакторами (например, Canva);
  Опыт работы с системами электронного документооборота и цифровыми подписями;
  Основы закупок товаров и услуг онлайн.
  Личные качества и soft skills

• Владение современными технологиями совместной работы (Google Workspace, Microsoft 365,);

• Умение уверенно ориентироваться в современных CRM-системах (Bitrix24);

• Грамотная работа с электронными каналами коммуникации (Telegram, Slack, Zoom, Google Meet, Teams).

• Высокий уровень ответственности и организованности;

• Способность чётко формулировать мысли и ясно выражать их письменно;

• Проактивность и умение брать инициативу в сложных ситуациях;

• Готовность быстро осваивать новые технологии и инструменты;

• Стрессоустойчивость и эмпатия в общении с коллегами и партнёрами.

  Необходимые условия труда:

• Исправное оборудование: Современный компьютер/ноутбук, гарнитура (наушники + микрофон), веб-камера.

• Организованное рабочее место: Отдельное тихое пространство, позволяющее сосредоточиться и проводить встречи без фонового шума.

• Готовность к онлайн-взаимодействию в рабочие часы (с учетом часовых поясов, если команда распределенная).

  При отборе кандидатов мы оцениваем вашу техническую подготовку, организационные способности и личностные характеристики. Вас ждёт тестовое задание на проверку практических навыков и ситуационное интервью, направленное на выявление ваших подходов к решению повседневных рабочих ситуаций.

  Условия:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, СМЗ, ГПХ.

• Комфортный офис в в районе м. пл. Александра Невского .

• График работы: удаленно( для кандидатов из других регионов) или гибрид(для жителей Санкт-Петербурга и области).

• Начало рабочего дня в 9.00, окончание в 18.00