Офис-координатор / Операционист

Описание

Привет! Меня зовут Елена, я HR компании Ленспецсервис Групп .
Мы уже более 20 лет развиваемся в сфере сервисного обслуживания спецтехники, промышленного и морского оборудования и продолжаем уверенно расти.

Сейчас мы ищем внимательного, ответственного и проактивного специалиста по операционной работе и административной поддержке , который станет важной частью нашей команды и будет вести все офисные процессы на высоком уровне.

На Хедхантере мы всегда рады профессионалам, которые хотят расти, учиться новому и развиваться внутри компании.
Если вы ищете стабильность, дружную команду и возможности для карьерного роста будем рады познакомиться!

Чем предстоит заниматься:

• Ведение документооборота компании;
• Заведение в систему первичной документации ( помощь бухгалтерии);
• Ведение реестра счетов;

• Обеспечение административной и хозяйственной поддержки руководителя и бесперебойной работы офиса;

• Приём входящей корреспонденции и телефонных звонков, распределение информации по ответственным сотрудникам и подразделениям в соответствии с внутренними правилами;

• Ведение учета входящих и исходящих писем, контроль их хранения и своевременного исполнения;

• Передача документов на подпись руководителю, проверка корректности оформления и соблюдения требований к документам;

• Подготовка писем, запросов, служебных записок и иных документов по поручению руководителя; подготовка ответов адресатам;

• Составление распоряжений, доверенностей и других распорядительных документов по указанию руководителя, ведение их реестра и соблюдение хранения;

• Организация отправки писем, документов и посылок клиентам и поставщикам, взаимодействие и контроль курьерской службы.

• Встреча и сопровождение посетителей офиса;

• Организация совещаний и рабочих встреч руководителя: уведомление участников, подготовка материалов, регистрация участников, оформление итоговых протоколов и их хранение;

• Организация командировок сотрудников и руководителя: бронирование билетов, гостиниц, заказ транспорта,подготовка авансовых отчетов;

• Поиск информации, подготовка данных и выполнение отдельных поручений руководителя;

• Контроль наличия расходных материалов, офисной техники, хозяйственных принадлежностей, закупка необходимых товаров; взаимодействие с обслуживающим персоналом;

• Контроль состояния офисного оборудования, технических коммуникаций и оргтехники, инициирование ремонта или обслуживания при необходимости.

• Помощь в организации маркетинговых мероприятиях.

• Опыт работы офис - менеджером, помощником,операционистом от 1 года;
• Профессиональные навыки (владение офисными программами, знание основ делопроизводства, работа с оргтехникой)
• Личные качества (организованность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, многозадачность, внимательность к деталям);
• Образование (среднее профессиональное или высшее).

• Официальное оформление по Трудовому кодексу с оплатой отпусков, больничных и других социальных гарантий;
• Постоянное обучение за счет компании и опытный наставник на период адаптации;
• Возможности для карьерного роста и профессионального развития: 80% наших сотрудников уже повысили свои должности, навыки и заработную плату;
• Работа в надежной и активно развивающейся компании с дружной командой профессионалов;
• Испытательный срок 2 месяца;
• График работы 5/2 по будням с 9.00 до 18.00
• Место работы: г. Санкт-Петербург,Домостроительная улица, 3

У нас ценят инициативность, ответственность и желание развиваться.
Успешная деятельность на данной должности открывает возможности карьерного роста внутри компании.
В зависимости от ваших интересов и сильных сторон, вы сможете :
-перейти на позицию старшего специалиста / офис-координатора;
-продолжить развитие в направлении продаж (менеджер по работе с клиентами), или заниматься маркетингом;
-либо вырасти в направлении сервисного блока (администратор сервиса / координатор сервисных работ).

Мы растим сотрудников внутри компании от тех, кто обеспечивает операционную поддержку бизнеса, до тех, кто принимает ключевые решения и формирует будущее развитие.