Бизнес-ассистент

Описание

Юридическая фирма ПРЕДМЕТНО ищет бизнес-ассистента.
Мы команда из 8 человек. Нужен человек, который возьмёт на себя офисную и операционную часть: документы, коммуникации, биллинг и взаимодействие с бухгалтерией, чтобы партнёры и юристы были сфокусированы на юридической работе.
Вакансия предполагает перспективы роста до управляющего фирмы (административные и финансовые функции, без юридической работы).

Обязанности:

Клиентские документы: готовить договоры и приложения по шаблонам, контролировать подписание и хранение. Контролировать своевременную оплату счетов.

Вести реестры и карточки в Битрикс24, следить за актуальностью статусов.

Взаимодействие с аутсорсинговой бухгалтерией: собирать первичку, передавать документы, отвечать на уточнения, помогать, чтобы отчётность собиралась без потерь и не в последний день.

Администрирование каналов коммуникации фирмы: электронная почта, ЭДО, телефон, аккаунты фирмы в мессенджерах и социальных сетях.

Организация встреч с клиентами (согласовывать слоты, вести календари)

Организация командировок сотрудников фирмы: покупка билетов, бронирование гостиниц, контроль за служебными расходами , ведение и систематизация отчетной документации.

Прием входящих обращений через цифровую телефонию (приложение на телефон), e-mail, WhatsApp, Telegram). Передача входящих обращений руководителям направлений.

Подготовка простых презентационных материалов по шаблонам, привлечение подрядчиков для более сложных задач.

Организация курьерских доставок, отправки и получения корреспонендции (поиск и заключение договоров с необходимыми службами, без непосредственных курьерских функций).

Взаимодействие с подрядчиками фирмы.

Требования:

Грамотная устная и письменная речь.

Умение (а лучше желание и любовь) работать с числами, финансами, таблицами excel.

Исполнительность, внимательность, аккуратность.

Вежливость, знание делового этикета и этикета общения.

Навыки работы с Битрикс24, ЭДО и бухглатерией/финансами будут вашим преимуществом.

Условия:

Современный офис, м. Петроградская.

Официальное оформление по трудовому договору, полностью белая заработная плата.

Современные методы работы компании, возможность работать с сервисами и ПО, необходимыми для комфортной и современной работы (Bitrix24, Zoom, нейросети и пр.).

Полный рабочий день (5/2) с 09:30 до 18:30. С отдельными кандидатами возможно обсуждение гибридного формата работы (но в любом случае не менее 3 дней в неделю в офисе).