Офис-менеджер

Описание

Обязанности :

Документооборот:

-Регистрация входящих писем с заведением в Pyrus с подключением рабочей группы;

-Контроль подготовки ответов на входящие писем сотрудниками, соблюдение дедлайна;

-Регистрация исходящих писем с заведением в Pyrus, расписать этапы согласования исходящих с подключением рабочей группы, получить входящий номер;

-Контроль правильности оформления писем, корректировка;

-Подготовка проектов официальных писем, согласование, доработка проектов писем до регламентного вида;

-Регистрация доверенностей, накладных;

-Подготовка ответов на запросы документации, сбор комплекта документов;

-Получение и отправка писем почты РФ;

-Подготовка и отправка документов на аккредитацию компании;

-Заведение групп в WA по проектом, подключение рабочей группы.

Работа с курьерской службой:

-Отправка документов курьерами (плановая/срочная);

-Проверка перед отправкой. Составление актов приёма-передачи документов, ведение реестра;

-Контроль доставки;

-Контроль баланса курьерских служб, документооборот, акты выполненных работ, закрывающие документы.

Телефон:

-Приём поступающих звонков на номера компании (АТС), переадресация сотрудникам компании;

-Фиксация приоритетной информации, доведение до руководителя и заинтересованных коллег.

Офис:

-Проверка остатков и ежемесячный заказ расходников на кухню;

-Проверка остатков и ежемесячный заказ канцелярии;

-Контроль поддержания чистоты на кухне;

-Полив цветов;

-Встреча гостей офиса;

-Контроль клининга в офисе, контроль расходников.

Оргтехника:

-Обслуживание принтеров, вызов мастеров.

Команда:

-Заведение визиток всех сотрудников и партнёров компании;

-Контроль ДР/поздравление/цветы (контроль баланса цветочного магазина, закрывающие документы);

-Организация корпоративных мероприятий 2 раза в год (Новый год/День строителя).

Командировки:

-Покупка билетов;

-Бронь гостиниц;

-Ведение календаря выставок и корпоративных мероприятий.

Партнёры:

-Ведение единого реестра партнёров;

-Подготовка поздравлений на основные праздники НГ, 23 февраля, 8 марта, день строителя (открытка с дизайнером).

Требования:

-Опыт работы от 4 лет ( работа в строительной сфере будет Вашим преимуществом)

-Знание базовых программ MS Office (Word, Excel), Outlook;

-Знание систем распознавания текста, обработки изображений, оргтехники;

-Навыки работы с Интернетом, оперативного поиска необходимой информации и ее последующей обработки;

-Умение работать в команде;

-Честность, аккуратность, пунктуальность;

-Креативное мышление, умение находить нестандартные решения;

-Знание и соблюдение делового этикета

-Грамотный русский язык.

Условия:

-Оформление в соответствии с ТК РФ;

-Высокий уровень заработной платы;

-Возможности для профессионального, карьерного и личностного роста;

-Обучение внутри организации;

-Демократичное руководство;

-Оплачиваемый отпуск;

-Оплачиваемый больничный;

-ДМС;

-Компания ориентирована на долгосрочное сотрудничество.