Секретарь

Описание

Должностные обязанности:

Администрирование офиса:

- Поддержание жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды).

- Покупка и оформление ж/д и авиабилетов.

- Взаимодействие с бухгалтерией.

- Выполнение поручений руководителя.

- Прием посетителей.

- Решение административных вопросов.

Частичное кадровое делопроизводство:

- Приём и увольнение сотрудников

- Внутренние переводы

- Составление и оформление дополнительных соглашений

- Ведение личных дел и архива

- Проверка полного пакета документов у иностранных граждан

- Приём, увольнение сотрудников (иностранных граждан и РФ)

- Ведение кадрового делопроизводства

- Отправление уведомлений ЮЛ в госорганы

- Оформление трудовых договоров и дополнительных соглашений

- Ведение и хранение трудовых книжек

- Миграционный учет иностранных сотрудников:

- Уведомления в МВД, контроль сроков действия документов.

Документооборот:

- Контроль получения закрывающих документов

- Организация и ведение документооборота

- Прием и распределение телефонных звонков;

- Проверка почты; Получение/отправка и оформление отправок корреспонденции (Экспресс-почта/Почта России), координация электронной почты обществ предприятия

- Регистрация входящих и исходящих писем;

- Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (письма, договоры, документы бухгалтерии и т.д.)

- Оформление полисов ОСАГО и КАСКО на корпоративный транспорт

- Работа с оргтехникой (сканер, принтер, копир).

- Регистрация и хранение всех договоров компании

- Приём и распределение входящих писем на общие электронные почты по нескольким юр. лицам, деловая переписка с контрагентами.

Требования:

• Опрятный внешний вид
• Опыт работы от 3 лет
• Знание делопроизводства, документооборот
• Организованность, аккуратность
• Ответственность и коммуникабельность
• Умение работать в режиме многозадачности
• Умение расставлять приоритеты
• Высокая стрессоустойчивость
• Чистоплотность