Офис-менеджер

Описание

1.Организует делопроизводство в организации;

2. Ведет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, обеспечивает сохранность и систематизацию документов организации и корреспонденции, осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и исполнением работниками документов;

3. Обеспечивает рабочее место руководителя и работников организации необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями; мебелью. Ведет учет канцелярских принадлежностей;

4. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению офиса и административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

- осуществляет планирование рабочего дня (календаря) руководителя: графика проведения совещаний, встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий, с учетом его занятости и наличия помещений для осуществления встреч;

- осуществляет сопровождение совещаний, встреч, визитов, приемов и иные действия (подача чая, кофе, воды, снеков);

- осуществляет оформление входящей и исходящей корреспонденции, принимает поступающую в организацию корреспонденцию и отправляет корреспонденцию организации контрагентам;

- осуществляет мониторинг и сортировку (отправка соответствующему сотруднику организации исходя из темы письма) корреспонденции полученной на электронный адрес организации и руководителя организации;

- посещает почтовое отделение по запросу сотрудников для забора и отправки корреспонденции организации.

- подготавливает /упаковывает/взвешивает почтовые отправления для курьерской службы АО Почта России , EMS , СДЭК

- осуществляет ведение реестра почтовых отправлений.

- принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, документы и заявления, передает их в соответствии с принятым решением руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;

- по поручению руководителя подготавливает материалы, письма, запросы, другие документы, ведет переговоры в рамках компетенции и исполнения должностных обязанностей с организациями, общественными объединениями, государственными органами и гражданами;

- оформляет протоколы совещаний с участием руководителя;

- осуществляет копирование, сканирование документации;

- подготавливает документацию к передаче в архив, учитывая требования к срокам хранения к такой документации;

- осуществляет контроль над исполнением поручений руководителя организации;

- осуществляет сбор и передачу руководителю организации документов на подпись и возврат указанных документов с поручениями руководителя организации;

- осуществляет запись посетителей на личный прием к руководителю, организацию приема;

- осуществляет коммуникацию с кандидатами с целью назначения собеседований;

- своевременно осуществляет оформление пропусков для сотрудников и гостей АНО ЦРП ЛО ;

- организует рабочий процесс новых сотрудников;

- осуществляет взаимодействие с подрядчиками, IT службой с целью бесперебойной работы телефонной связи и оргтехники организации;

- составление еженедельного отчёта всех подразделений организации.

- своевременное внесение необходимой информации в программу АИС.

- своевременное исполнение документов в электронном документообороте;

- выполняет иные служебные поручения руководителя;

5. Оформляет командировки руководителя и работников: заказ билетов и гостиниц в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами, составляет служебные записки для бухгалтерии;

6. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений в своей сфере деятельности;

7. С соблюдением процедуры закупки товаров или услуг, оформляет необходимые документы для заключения договоров на поставку канцтоваров, расходных материалов и прочих товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса, на техническое обслуживание и ремонт оргтехники; предоставление иных услуг по организации бесперебойной работы офиса организации.

8. Ведет реестр протоколов;

9. Контролирует порядок и чистоту в помещениях;

10. Оказывает помощь бухгалтерии в инвентаризации имущества организации (в том числе арендованного)

11. Своевременно выполняет приказы, распоряжения, поручения, указания, задания генерального директора, распоряжения, поручения, указания, задания заместителя генерального директора;

12. Не разглашает сведения, составляющие государственную, служебную, коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию, ставшую известной офис-менеджеру в связи с исполнением своих должностных обязанностей.

• образование не ниже среднего профессионального, опыт административной работы и стаж работы не менее одного года

• Офис-менеджер должен знать:

  - Трудовой кодекс Российской Федерации, а также федеральные законы, нормативные правовые акты Правительства Российской Федерации, локальные акты организации, осуществляющие правовое регулирование трудовых отношений;

  - принципы построения организационной структуры офиса;

  - порядок ведения деловой документации, делопроизводства и переписки;

  - правила делового этикета;

  - порядок заключения договоров;

  - правила пользования оргтехникой;

  - основы работы с техническим и программным обеспечением автоматизированного рабочего места (АРМ), в том числе работы в операционной системе семейства Windows, в текстовом редакторе Microsoft Office Word, с табличным процессором Microsoft Office Excel; с почтовым клиентом типа Outlook , подготовки презентаций с применением приложения Microsoft Office PowerPoint;

  - основы работы с техническим и программным обеспечением АО Почта России предназначенного для оформления отправления и получения корреспонденции (писем, бандеролей, посылок).

  - основы работы в качестве пользователя в информационно-правовых системах Гарант , КонсультантПлюс , Кодекс , информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе сети Интернет ;

  - основы работы с копировальной техникой, средствами телефонной и факсимильной связи.