Бизнес-ассистент / Офис-менеджер

Описание

WhiteByte IT компания, системный интегратор. Надежный поставщик инновационных решений для бизнеса. Предлагаем клиентам решения для построения надежной и эффективной информационной инфраструктуры. Наша миссия предоставить заказчикам высококачественные инструменты, с помощью которых они могут достичь поставленных бизнес целей и развиваться, не беспокоясь о надежности IT контура. Наша цель занять лидирующие позиции в отрасли, способствовать развитию современных технологий в России, обеспечить качественное обслуживание клиентов и способствовать их росту на рынке.

Мы активно растем и сейчас ищем в команду Бизнес-ассистента / Офис-менеджера (координатор) в блок Технической поддержки. Нам нужен человек, который наведёт порядок в документах, статусах, отчётности и контрольных точках.

Это не офис-менеджер про кофе и канцелярию (хотя базовые офисные задачи тоже бывают). В первую очередь - координатор и контролёр процессов внутри отдела технической поддержки: собрать данные, проверить, напомнить, зафиксировать, оформить, отправить, довести до результата.

1) Документы и порядок

• Ведение реестров/таблиц (договоры, акты/закрывающие, накладные, возвраты).

• Подготовка/сбор документов, проверка комплектности, отправка/архивация.

• Поддержание порядка в папках/Confluence: чтобы всё было на местах и актуально.

2) Координация регулярки

• Сбор статусов по задачам/заявкам у команды и оформление краткой сводки для руководителя.

• Напоминания по срокам и что зависло (без принятия решений - только контроль и коммуникация).

• Организация встреч: повестка, короткие заметки по итогам.

3) Отчетность

• Подготовка простых еженедельных/ежемесячных отчетов по шаблону (таблицы, цифры, списки).

Кого мы ищем:

• Опыт от 1 года в роли ассистента/координатора/офис-менеджера

• Уверенно работаете с Excel/Google Sheets (фильтры, простые формулы, аккуратные таблицы).

• Внимательность к деталям, аккуратность в документах.

• Умеете спокойно писать/звонить, напоминать, доводить до результата.

• Будет плюсом: Bitrix24/Confluence/Jira/ServiceDesk (или желание быстро разобраться).

Что мы предлагаем?

• Обучение и профессиональное развитие у нас вы сможете совершенствоваться и достигать новых карьерных целей;

• Трудоустройство в аккредитованную ИТ-компанию;

• Гибридный график работы;

• ДМС и компенсация спорта;

• Дружелюбную команду и рабочую атмосферу, где всегда можно рассчитывать на помощь и взаимопонимание.