Ассистент / Координатор проектов (Middle East Tech Export)

Описание

О команде и миссии

Мы команда внутри государственной корпорации, которая выводит российские технологические решения на рынки Ближнего Востока и работает на стыке прорывных технологий, международного бизнеса и корпоративной инфраструктуры .

У нас нет имитации деятельности : мы взаимодействуем с партнёрами и клиентами по всему миру, сопровождаем реальные проекты и работаем с продуктами в области роботизации, автономного транспорта, цифровизации логистики и промышленности .

Это роль для человека, который хочет попасть в core-бизнес и работать рядом с командой, которая реально двигает международные инициативы компании.

Обязанности:

Роль сочетает координацию, аналитику и сильную административную поддержку . Это не секретарь , а человек, который помогает команде быть быстрее, точнее и собраннее.

1) Поддержка руководителя и команды в ежедневной работе
Контроль выполнения задач и договорённостей (follow-ups)
Подготовка материалов к встречам и фиксация результатов

2) Документооборот и корпоративные согласования
Сопровождение документов в системе электронного документооборота
Подготовка писем, служебных записок, заявок, согласований, пакетов документов
Контроль статусов и сроков по всем согласующим сторонам
Ведение реестров: договоры, заявки, поручения, решения, поручения руководства

3) Презентации и коммуникационные материалы (очень важно)
Подготовка презентаций для руководства и партнёров (PowerPoint)
Сбор вводных данных от команды и структурирование в понятный сторителлинг
Оформление материалов как для внешнего клиента : аккуратно, логично, убедительно
Быстрая адаптация под разные аудитории: внутренние стейкхолдеры / международные партнёры

4) Отчётность и планирование
Поддержка годовых/квартальных планов (план-факт, статусы, риски, прогнозы)
Ведение трекеров проектов и сводных таблиц
Сбор данных для управленческой отчётности (регулярной и по запросу)

5) Проектная координация (между командами и внешними сторонами)
Коммуникация с внутренними подразделениями: финансы, юристы, безопасность, закупки, ИТ и др.
Координация встреч с внешними партнёрами, подготовка повестки
Протоколирование встреч, фиксация решений, контроль выполнения

6) Базовая аналитика и работа с цифрами
Поддержка финансово-экономических моделей (на уровне подготовки данных/проверки/сводов)
Сбор исходных данных для расчётов (CAPEX/OPEX, сроки, ресурсы, эффекты)
Подготовка коротких аналитических справок на 1 страницу

7) Дополнительно (что часто бывает в реальности)
Поддержка подготовки к мероприятиям/выставкам/деловым визитам
Сбор конкурентной информации и новостей рынка (по шаблону)

Кого мы ищем.

Нам нужен человек, который:
системный , любит порядок, умеет держать много задач в голове и в трекере
быстро учится , не теряется в новой информации и задаёт правильные вопросы
умеет оформлять мысли в презентациях и документах
понимает, что сделать красиво сделать полезно : важна структура и смысл
умеет работать в темпе, где часто нужно вчера

Обязательные:

Опыт в роли ассистента / координатора / администратора проектов / бизнес-аналитика (от 1 года)

Сильный PowerPoint : уверенная упаковка материалов, таблицы, схемы, структура

Сильный Excel : сводные таблицы, формулы, аккуратная работа с данными

Умение вести протоколы и фиксировать решения без воды

Умение работать с большим количеством задач и дедлайнов

Высокая ответственность и аккуратность: ошибки в документах и цифрах недопустимы

Очень желательно:

Английский язык от B1 B2 (переписка, встречи, документы)

Опыт работы в крупной структуре / госкомпании / корпорации

Понимание проектной логики: сроки, ресурсы, риски, зависимости

Интерес к технологиям: роботизация, автономный транспорт, логистика, промышленность

Будет плюсом:

Опыт в международных проектах / командировках

Опыт взаимодействия с финансами/экономистами (планирование, модели, бюджеты)

Навыки работы в Jira/Confluence/Notion/CRM/корпоративных трекерах (любые)

Важно про формат работы.

Это интенсивная роль:
задач много, приоритеты меняются быстро
иногда нужно быть на связи вне стандартного графика (в разумных пределах)
много коммуникации, документов и дедлайнов
сильный темп + высокий стандарт качества норма

Зато это реальный шанс стать частью команды, которая делает международный технологический бизнес, а не внутренние процессы ради процессов .

Условия:

• Возможны командировки.
• Социальный пакет.