Секретарь руководителя

Описание

Обязанности:

1. Организация работы и графика директора:

Полное ведение и координация календаря директора: планирование встреч, совещаний, переговоров и командировок.

Подготовка ежедневного расписания и необходимых материалов на день.

Организация совещаний (оповещение участников, подготовка повестки и техники).

Встреча и сопровождение гостей и партнеров директора.

2. Документооборот и информационное обеспечение:

Прием, регистрация, распределение входящей корреспонденции (почтовой, электронной, факсов) и контроль сроков ответа.

Подготовка, оформление и отправка исходящих писем, приказов, служебных записок и других документов.

Подготовка документов на подпись

Ведение архива документов (электронного и бумажного), оперативный поиск необходимой информации.

Набор, редактирование и проверка текстовых документов, презентаций, таблиц.

3. Коммуникации и связь:

Прием и фильтрация входящих телефонных звонков, первичное информирование, переключение на соответствующих специалистов.

Поддержание профессиональной коммуникации с сотрудниками организации, клиентами и внешними организациями.

4. Административно-хозяйственное обеспечение:

Подготовка и организация рабочего места директора.

Контроль за состоянием оргтехники в кабинете директора и переговорных, заказ канцелярии и расходных материалов.

Организация командировок директора (бронирование билетов, отелей, оформление документов).

Выполнение поручений директора в рамках компетенции.

Требования:

Образование: Высшее (желательно управление, документоведение).

Опыт работы: От 3 года на аналогичной должности или в административной позиции.

Профессиональные навыки:

Свободное владение ПК: уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), опыт работы с офисной техникой.

Грамотная устная и письменная речь.

Навыки делового общения и телефонного этикета.

Навыки ведения и оформления протоколов совещаний.

Умение работать с большим объемом документов и инфо рмации.

Знание английского языка на уровне Upper-Intermediate (B2) будет серьезным преимуществом.

Основы делопроизводства.

Личные качества:

Стрессоустойчивость, умение работать в режиме многозадачности.

Аналитический склад ума, умение работать с данными, структурировать информацию и выделять ключевые моменты.

Высокая организованность, внимательность к деталям, исполнительность.

Дисциплинированность, тактичность и конфиденциальность.

Приятный внешний вид, коммуникабельность, инициативность в рамках задач.

Умение предвидеть потребности руководителя и работать на опережение.

Условия:

Оформление согласно ТК РФ, бессрочный трудовой договор.

Соблюдение всех социальных гарантий согласно ТК РФ.

Работа в офисе в непосредственном контакте с руководством.

Полный рабочий день, возможен ненормированный график по необходимости.