Бизнес-ассистент ( travel-поддержка и организация мероприятий)

Описание

Чем предстоит заниматься :

• Организация мероприятий для Коммерческого директора и отдела в целом (ежегодные выставки, конференции, встречи);
• Полное сопровождение выездных мероприятий: разработка концепции, поиск площадок, работа с подрядчиками, контроль исполнителей;
• Составление и согласование смет под мероприятия;
• Разработка и заказ мерча (работа с типографиями, подрядчиками);
• Взаимодействие с партнёрами (согласование маршрутов, отелей, билетов, деталей поездок);
• Заключение договоров и дополнительных соглашений с подрядчиками;
• Коммуникация с подрядчиками по текущим вопросам и форс-мажорным ситуациям;
• Контроль и организация оплаты счетов;
• Travel-поддержка руководителя:
  • бронирование билетов, отелей, ресторанов, трансфера;
  • организация экскурсий, музеев, встреч;
  • удалённое сопровождение 24/7 во время командировок (оперативная помощь, решение форс-мажоров);
• Проработка вариантов депозитов в ресторанах/отелях;
• Организация встреч руководителя (подбор места, бронирование, переносы);
• Бронирование ресторанов, коттеджей по запросам руководителя и менеджеров отдела;
• Ведение отчетности:
  • по представительским расходам (сбор чеков, работа с выписками, формирование аналитики);
  • подготовка отчетов для бухгалтерии;
  • проверка авансовых отчетов и передача на подпись.
• Выполнение различных административных поручений.

Что мы хотим видеть в кандидате:

• Опыт работы в сфере event-менеджмента, travel-поддержки или ассистентом руководителя;
• Навыки планирования и организации мероприятий;
• Умение работать с подрядчиками и вести переговоры;
• Самостоятельность, внимательность к деталям, ответственность, стрессоустойчивость;
• Знание Excel выше среднего, умение вести отчётность;
• Готовность к многозадачности и оперативному решению вопросов.

Что мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство с полностью белой ЗП;
• ДМС или компенсацию спорта на выбор;
• Скидки на покупку техники;
• Скидки на изучение английского языка;
• Корпоративные выплаты в случае важных семейных событий;
• Дополнительные оплачиваемые выходные;
• Участие в профильных конференциях и курсах за счет компании;
• Дополнительные льготы, предусмотренные в компании.