Офис-менеджер

Описание

Жизнеобеспечение офиса:

- Поддержка офиса (заказ канцелярии, воды, ремонт, текущее обслуживание, интернет, техника, кофемашина)

- Составление и контроль бюджета административного и ИТ отделов

- ИТ поддержка с помощью подрядчиков

- Контроль оплаты и выставление счетов Административного и ИТ отделов

- Ведение, разбор поступившей почты, отправка через ПР и курьерами. Контроль курьера по забору почты с юр. и фактических адресов

- Хранение оригиналов и отправка сканов в соответствующий отдел, загрузка их на сервер

- Регистрация входящих/исходящих документов и писем

- Организация по заданию руководителя совещаний. Участие в совещаниях и ведение протокола совещаний (только общие)

- Ведение кадровой документации (физическая картотека)

- Подача документов (обременение, продажа, аренда) на регистрацию в МФЦ (по доверенности)

Забота о сотрудниках:

- Поздравление в почте с днём рождения и праздниками

- Организация корпоративов

- Выдача доступов почты, учётных записей, техники, сим карт, пропусков (замена)

-Ведение инвентаризации и выданной собственности сотрудникам

- Настройка и создание ZOOM конференций

-Чай/кофе для гостей

Развитие:

Движение в сторону персонального ассистента руководителя и руководителя административного отдела (с подчинёнными в виде секретаря, второго офис-менеджера)

Выбор систем Искусственного Интеллекта для оптимизации офисных процессов (совещаний, документооборота, договоров)

• Требования:
• Образование: среднее (если есть высшее будет вашим преимуществом)
• Знание документооборота
• Опыт работы: от 2 лет
• Вашим преимуществом будет опыт работы в строительных и проектных организациях Личные качества:
• Инициативность
• Сообразительность (умение быстро и качественно разобраться в вопросе)
• Ответственность
• Коммуникабельность
• Доброжелательность
• Активная жизненная позиция
• Владение MS Office уверенный пользователь - Word, Excel, Power Point, Zoom

• График работы: 5/2 с 10.00-19.00
• Новый офис в центре города
• Испытательный срок 3 месяца. На испытательный срок 80 000 т. руб. После испытательного срока 100 000 рублей.