Помощник генерального директора

Описание

• осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению деятельности генерального директора;
• принимать и осуществлять первичную проверку документов и личных заявлений на подпись генеральному директору;
• организовывать прием посетителей генерального директора, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников в адрес генерального директора;
• выполнять иные поручения и задачи руководителя, вести разные виды внутренней отчетности;
• организовывать командировки всех сотрудников Общества: приобретать авиа / ж.д. билеты, бронировать гостиницы;
• инициировать проведение закупочных процедур в сфере своей ответственности и оформление сопутствующей документации по ним;
• взаимодействовать с контрагентами по запросу закрывающих документов в сфере ответственности;
• рассылать платежные поручения после оплаты счетов инициаторам, контролировать сроки оплаты всех счетов;
• разрабатывать, вносить изменения во внутренние нормативные документы организации (положения, регламенты, в должностные инструкции подчиненных сотрудников и свою, служебные записки т.д.) в сфере своей ответственности и вести приказы по основной деятельности (в том числе по проектам ДСП);
• организовывать и контролировать работу подчиненных сотрудников (офис-менеджер, водитель автомобиля), курирование сотрудника в обособленном подразделении;
• ежемесячно собирать авансовые отчеты по командировкам сотрудников, проездные билеты (сканировать и отправлять бухгалтерии, отделу кадров), вести учет топливных карт;
• осуществлять подготовку служебных записок и отчетов в бухгалтерию по расходам генерального директора;
• осуществлять сбор первичной бухгалтерской документации с сотрудников подразделений и отправлять в бухгалтерию;
• осуществлять ведение общих реестров платежей по проектам, выплатам сотрудникам и прочим организационным расходам, платежей по административно-хозяйственной деятельности Общества;
• контролировать и организовывать совместно с водителем постановку на учёт автомобиля, технического обслуживания и т.д.;
• вести журнал путевых листов, учет рабочего времени водителя для предрейсовых/послерейсовых медицинских осмотров;
• организовывать и контролировать, осуществлять (при отсутствии офис-менеджера) административно-хозяйственную деятельность в Обществе, в том числе: поддержание чистоты и функциональности офиса (кухни, рабочих помещений, переговорной), закупку ТМЦ, заказ пропусков сотрудникам СПб в БЦ Прогресс Сити и ПИЯФ (иным контрагентам), распределение парковочных мест, взаимодействие с арендодателями в сфере ответственности;
• осуществлять организацию корпоративных и прочих официальных мероприятий организации;
• подписывать документацию ЭЦП, в том числе выгружать документацию в Главгосэкспертизу России;
• вести реестр акционеров, отслеживать и информировать руководителя/заинтересованных сотрудников Общества о всех изменениях в реквизитах и управленческой документации;
• организовывать и осуществлять подготовку документов в сфере своей ответственности по проверкам: СРО, Ростехнадзора, инспекционному контролю СМК (системы менеджмента качества) и иным контролирующим инстанциям. Подготавливать описи документов для проверок и т.д. Вести своевременную оплату членских взносов, продления договоров, заказ выписок и т.д.;
• подготавливать (в сфере своей деятельности), заверять и отвозить документы в Новый регистратор, нотариусу;
• взаимодействовать с налоговой в части обмена письмами;
• участвовать в проведении инвентаризаций и бухгалтерских аудитов;
• замещать на период отпуска/больничного офис-менеджера с соответствующим функционалом.

• образование среднее специальное, высшее;

• опыт работы от 3 лет на аналогичной должности;

• грамотная устная и письменная речь;

• знание делопроизводства, архивного делопроизводства, логики документооборота организаций;

• умение разбираться в проектно-сметной документации;

• знание первичной бухгалтерской документации;

• умение работать со всеми видами договорной документации;

• умение коммуницировать с подрядчиками/заказчиками;

• уверенный пользователь: ПК, работа с оргтехникой, работа с электронными таблицами и документами (Word, Excel, Paint, PowerPoint, Outlook), поиск информации в сети интернет;

• наличие сертификатов, удостоверений о повышении квалификации/проф. переподготовке будет преимуществом;

• знание английского языка (базовый и выше) будет преимуществом.

• официальная заработная плата, оформление согласно ТК РФ;

• материальная поддержка к значимым событиям в жизни сотрудника;

• ДМС после испытательного срока (со стоматологией);

• офис в шаговой доступности от метро (5 минут);

• офисная кухня;

• пятидневная рабочая неделя с 8.30 - 17.00;

• дружный и профессиональный коллектив.