Офис-менеджер

Описание

• Документооборот и делопроизводство:
• Полный цикл работы с документами: регистрация, учет и контроль входящей, исходящей и внутренней документации.
• Подготовка и отправка корреспонденции через электронную почту, Почту России и курьерские службы.
• Оформление организационно-распорядительных документов (приказы, доверенности, акты приема-передачи/возврата техники).
• Ведение табеля учета рабочего времени.
• Административно-хозяйственная деятельность:
• Прием и распределение входящих звонков.
• Контроль корпоративной почты, распределение писем по отделам.
• Встреча и сопровождение посетителей.
• Поддержание запаса и заказ канцелярии, расходных материалов (картриджи), кофе/чая, воды.
• Заказ сувенирной продукции и ведение ее реестра.
• Взаимодействие с администрацией бизнес-центра и руководством склада по хозяйственным вопросам.
• Организационная поддержка:
• Помощь в организации корпоративных мероприятий.
• Заведение заявок поставщикам в системе 1С.
• Проведение списания материальных запасов в конце месяца.
• Контроль и пополнение личных кабинетов поставщиков услуг (связь, интернет, топливные карты, ЗСД и т.д.).
• Организация командировок: бронирование гостиниц, заказ авиа- и ж/д билетов, аренда автомобилей.
• Выполнение поручений руководителя.

Требования:

• Обязательные:
• Опыт работы на должности офис-менеджера, администратора офиса или секретаря от 3 лет.
• Опыт ведения документооборота и организационно-распорядительной документации.
• Уверенное владение ПК: MS Office (обязательно Excel), опыт работы с оргтехникой.
• Навыки работы в 1С (или аналогичных системах) для заведения заявок и списания.
• Личные качества:
• Высокая организованность, исполнительность и внимательность к деталям.
• Аккуратность в работе с документами и отчетностью.
• Коммуникабельность, клиентоориентированность.
• Способность работать в режиме многозадачности и соблюдать сроки.
• Инициативность и готовность брать на себя ответственность.
• Грамотная устная и письменная речь.
• Опыт организации командировок и работы с онлайн-сервисами бронирования.
• Условия:
• Оформление: по ТК РФ с первого рабочего дня.
• График: полный рабочий день с 9:00 до 18:00 (обед 1 час), пятница до 17.00
• Заработная плата: от 80 000 рублей на руки, ежеквартальные премии
• Испытательный срок: 3 месяца.
• Соц. гарантии: оплачиваемый отпуск (28 календарных дней), больничные.
• Оснащение: предоставляется корпоративный ноутбук, телефон и мобильная связь.
• Место работы: современный комфортабельный офис в Санкт-Петербурге (м. Лесная, м.Выборгская).