Делопроизводитель/Помощник руководителя (Департамент ИТО)

Описание

Обязанности:

• Ищем НЕ секретаря (НЕ нужно заказывать воду, канцелярию, принимать звонки, покупать билеты, бронировать отели и т.д.), а полноценного помощника - активного человека, умеющего думать, быстро анализировать информацию и работать с ней, воспринимать поручения с полуслова и исполнять их в максимально сжатые сроки;
• Ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка большого количества проектов докладов, отчетов и других материалов, необходимых для работы, НЕ регистрация документов;
• Подготовка аналитических материалов (справок, таблиц)
• Активное, постоянной взаимодействие с сотрудниками учреждения (технический, строительный надзор, проектировщики, сметчики, юристы и т.д.), а также с подрядными организациями;
• Работа в ЕСЭДД (необходимо понимать принципы работы в ЕСЭДД, ежедневно расписывать документы по принадлежности вопросов исполнителям, принимать отчеты, работать с карточками документов и т.д.);
• Контроль исполнительской дисциплины по департаменту (необходимо контролировать сроки исполнения документов, взаимодействовать с сотрудниками в целях недопущения нарушения сроков исполнения документов, при необходимости самостоятельно подготавливать ответы на контрольные поручения;
• Корректировка и редактирование текстов документов, связанных с проектированием, строительством и реконструкцией площадных и линейных объектов, которые подготавливают другие сотрудники департамента. Обеспечение качественной (отсутствие грамматических, пунктуационных, стилистических и смысловых ошибок, оформление документов согласно установленным стандартам инструкции по делопроизводству) подготовки всех документов департамента;
• Ведение журнала командировок (необходимо постоянно обладать информацией на каком объекте или на каком выезде находится каждый сотрудник департамента, с какой целью он туда поехал, когда вернется и т.д.);
• Выполнять поручения руководителя.

• Опыт работы НЕ менее 3 лет;
• Наличие высшего образования;
• Начальные знания ПИР, СМР;
• Знание ЕСЭДД;
• Владение офисными программами Microsoft Office на уровне - уверенный пользователь;
• Умение работать с большим объемом информации;
• Аналитическое мышление;
• Умение работать быстро и в режиме многозадачности;
• Умение расставлять приоритеты;
• Умение работать в стрессовых ситуациях в условиях максимально сжатых сроков;
• Умение работать в команде;
• Грамотность (необходимо ежедневно качественно вычитывать 30-40 документов, писем, информационных справок и т.д.);
• Внимательность;
• Гибкость;
• Коммуникабельность (необходимо постоянно взаимодействовать с большим количеством людей и уметь получить нужную информацию несмотря ни на что)

• Рабочий день с 8:30 до 18:00;
• Размер оплаты труда по результатам собеседования