Секретарь-делопроизводитель/офис-менеджер

Описание

Здравствуйте, Уважаемый соискатель.

Открыта вакансия в нашей компании, где нужно работать , быть частью компании и коллектива. Если Вы ищете место, где вам будет комфортно сидеть и целый день сёрфить свои сети, то, увы, это не к нам. Мы ценим ответственных , целеустремленных и надежных людей, которые не останавливаются в развитии и готовы обучаться новому.

Полная рабочая нагрузка состоит из трех основных блоков:

Секретарь занимается административной и организационной поддержкой в офисе. Главная задача секретаря обеспечить бесперебойную работу офиса и помочь сотрудникам эффективно выполнять свои задачи.

Обязанности секретаря :

• приём и распределение телефонных звонков, корреспонденции и электронной почты;
• организация и ведение делопроизводства (архивирование документов, составление отчётов);
• планирование и организация встреч и совещаний, включая бронирование переговорных комнат и оповещение участников;
• подготовка и рассылка документов (писем, презентаций, отчётов);
• управление календарем руководителя и координация его расписания;
• ведение базы данных контактов;
• заказ канцелярских товаров и других необходимых материалов

Офис-менеджер отвечает за организацию и координацию работы офиса. Его основные задачи включают управление документами, взаимодействие с клиентами и поставщиками, а также помощь в решении административных вопросов.

Обязанности офис-менеджера:

• Организация рабочих процессов . Создание и поддержание оптимальных рабочих условий в офисе.
• Управление офисным оборудованием и поставками . Следит за состоянием и обеспечивает исправную работу офисного оборудования.
• Обслуживание гостей и клиентов . Приветствует посетителей офиса, предоставляет информацию и обеспечивает комфортное пребывание. Чай, кофе для посетителей.
• Решение организационных вопросов . Организация совещаний, обслуживание мероприятий.
• Финансовые задачи . Участие в планировании бюджета для офисных нужд, контроль расходов и сбор информации для бухгалтерии.
• Решение текущих проблем . Реакция на текущие проблемы и запросы сотрудников, а также помощь в решении возникающих вопросов и непредвиденных ситуаций

Делопроизводитель обеспечивает документационное сопровождение деятельности организации. Его работа включает создание, обработку, хранение документов в соответствии с нормативными требованиями и внутренними регламентами компании.

Обязанности делопроизводителя:

• Выполнение поручений Руководства. Составление писем, доверенностей, заявлений, накладных и др. документов (по запросу). Выполнение личных поручений руководителей. Подготовка деловых встреч, совещаний
• Ведение документации . Создание, обработка и систематизация офисной документации, включая входящие и исходящие письма, отчёты, протоколы совещаний и другие документы.
• Регистрация корреспонденции . Отслеживание входящей и исходящей корреспонденции, регистрация документов в журналах учёта.
• Подготовка и редактирование документов . Набор и редактирование текстов, подготовка различных служебных записок, писем, докладов и презентаций.
• Архивирование документов . Организация архива документов, обеспечение их сохранности и быстрого доступа при необходимости.
• Координация рабочих процессов . Участие в организации работы офиса, распределение задач между сотрудниками, контроль за выполнением поручений.
• Поддержка в организации совещаний и мероприятий . Помощь в подготовке и проведении собраний, конференций и других мероприятий.
• Взаимодействие с другими отделами . Обеспечение связи между различными подразделениями организации и внешними контрагентами. Помощь в оформлении документов проектному отделу.
• Обработка информационных запросов . Предоставление необходимой информации сотрудникам и внешним запросам.
• Участие в оформлении трудовых отношений . Помощь в оформлении документов, связанных с трудоустройством, отпусками, командировками сотрудников.

Требования:

• Грамотная устная и письменная речь;
• Знание основ делопроизводства;
• Умение работать в команде;
• Стрессоустойчивость;
• Точность и внимательность;
• Высокий уровень исполнительности;
• Свободное владение программами Microsoft Office и др.;
• Мы хотим видеть порядочного, ответственного и пунктуального сотрудника;
• Образование должно быть полным.

Обратите внимание! Рассматриваются только кандидаты, отправившие свое резюме. Вас пригласят на собеседование, если ваше резюме будет отобрано отделом кадров.

Условия:

• Работа в динамично развивающейся компании;
• Рабочий день с 9:30 до 18:30, 5/2;
• Постоянная работа;
• Испытательный срок 1 месяц;
• Оформление по ТК;
• Молодой и дружный коллектив;
• Работа в офисе (ст. метро Пушкинская);
• Полный рабочий день на территории работодателя.