Личный помощник / Универсальный секретарь

Описание

Основная цель: Максимально освободить руководителя от операционных и рутинных задач, обеспечивая сопровождение его деятельности и решение широкого круга административных, логистических и организационных вопросов.

Обязанности:

- Выполнение поручений "туда-сюда": доставка/получение документов, товаров, личных вещей.

- Организация бытовых аспектов офисной жизни: согласование меню, контроль работы кухни/кейтеринга, заказ воды/кофе/канцтоваров.

- Поиск, взаимодействие и контроль подрядчиков для решения мелких и средних задач (ремонты в офисе/у руководителя, услуги).

- Помощь в поиске и первичном отборе персонала на вакансии компании (по поручению руководителя).

- Поиск, просмотр и первичная оценка помещений (офисных, коммерческих, жилых - по необходимости).

- Разработка и внедрение простых регламентов и чек-листов для повторяющихся задач (чтобы ничего не "провисало").

- Помощь в организации личного пространства и времени руководителя (принципы "дизайна жизни" для эффективности и комфорта).

- Решение нестандартных мелких задач, возникающих в процессе работы ("поиск мелких дел и их решение").

- Помощь в решении личных вопросов руководителя (например, подбор и заказ одежды, организация химчистки, бронирование услуг).

Требования:

- Опыт работы личным помощником, ассистентом руководителя, офис-менеджером с широким кругом обязанностей или сильная мотивация и готовность быстро учиться на этой позиции.

- Водительские навыки: ВУ категории B, уверенное вождение в городе, аккуратный стиль вождения, знание города. Наличие своего автомобиля.

- Высокий уровень самоорганизации, ответственности и инициативности: Умение видеть задачи, брать на себя ответственность и доводить дело до конца без постоянного контроля.

- Готовность и желание быстро осваивать новые задачи, сервисы, процессы. Системное мышление.

- Коммуникабельность и высокий уровень деловой этики: Умение выстраивать качественный сервис и эффективное взаимодействие как с руководителем, так и с сотрудниками, подрядчиками, внешними партнерами.

- Понимание и разделение ценностей ЗОЖ, что важно для общего контекста работы и выполнения некоторых задач (меню и т.д.).

- Навыки работы с ПК: уверенный пользователь (Word, Excel, Outlook, Интернет-поиск, возможно, мессенджеры, телефония).

- Мобильность и готовность к ненормированному графику (в разумных пределах): Задачи могут требовать выездов в разное время.

Желательно:

- Опыт разработки простых регламентов/инструкций.

- Навыки базового администрирования офиса.

- Опыт взаимодействия с подрядчиками.

Мы Предлагаем:

Интересную и разнообразную работу с широким кругом задач, реальную возможность влиять на комфорт и эффективность работы руководителя.

Необходимость постоянно учиться и развиваться в разных областях (логистика, администрирование, сервис).

Работа в непосредственном контакте с первым лицом компании, возможность перенимать опыт.