Офис-менеджер

Описание

ринципы ведения делопроизводства и требования к подготовке проектов писем, распоряжений, приказов, протоколов и других документов; правила составления проколов совещаний и собраний с участием руководителей Общества; знание правила и Законодательства ведения архивного дела; свободное владение компьютерными навыками: уверенный пользователь ПК (Microsoft office), обязательное знание Excel, Word, PowerPoint, SAP, 1С, КИС ЕСМ, системы ЭДО; грамотная устная и письменная речь, умение составлять деловые письма; правила и принципы этики делового общения; английский язык (не ниже уровня B1); фото в резюме обязательно.

Обязанности

ведение учета и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, поступающей как в электронном формате на корпоративный почтовый ящик Общества, так и поступающих писем на почтовые отделения; ведение договоров и дополнительных соглашений к ним, в том числе нетиповых в зоне ответственности функционала, а также по административно-хозяйственной деятельности, в том числе своевременное закрытие или расторжение договоров; осуществление контроля своевременной оплаты и отражения фактических затрат (получение от контрагента закрывающих документов актов выполненных работ) по действующим договорам в зоне ответственности; организация архивного хранения договорных документов, авансовых отчетов, приказов о командировании сотрудников Общества согласно действующего Законодательства в зоне ответственности; формирование плана командировок и служебных поездок работников Общества, организация согласования и утверждения плана командировок Общества; организация процесса архивного дела (актуализация и контроль процесса в Обществе, архивирование документов в зоне ответственности); организация командировки Руководителей (формирование пакета документов, бронирование авиа/ж/д билетов, гостиницы и трансфера в городе командирования; сбор отчетных документов для формирования авансового отчета (приказ, посадочные талоны, электронные билеты, подтверждение бронирования гостиницы и т.д.) с его последующим предоставлением в сервисную консалтинговую организацию для возмещения расходов и отчетности относительно Руководителей Общества; организация и обеспечение корпоративной мобильной связью в соответствии с утвержденными ЛНА Общества, сопровождение договорной деятельности по услугам мобильной связи (оформление первичной документации на оплату, сверка данных и т.д.) формирование и планирование бюджета и мониторинг фактических затрат по статьям бюджета на ежемесячной/квартальной и годовой основе в зоне ответственности по функции; разработка и актуализация ЛНА Общества в зоне ответственности; организация и обеспечение качественного клининга офисного помещения; ведение рабочего календаря Руководителей; организация аудио и видеоконференцсвязи для проведения встреч, совещаний, переговоров; ведение, оформление, согласование протоколов, встреч/совещаний по поручению Руководителя.