Помощник заместителя директора

Описание

Образование - высшее (не ниже бакалавра, направление - экономика, финансы) Опыт работы не менее 3 лет. Опытный пользователь 1С 8.3 БГУ , АИС БП, Excel (работа с большим объемом данных, сводными таблицами, формулами), Word . Обладание навыками работы с системами электронного документооборота. Коммуникативность, умение работать в режиме многозадачности, ответственность, обучаемость, исполнительность.

Требования

Место работы: ул. Маяковского, ст. м. Площадь Восстания , Чернышевская . Режим работы понедельник четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00. Оформление по ТК РФ (отпуск 28 дней). Белая заработная плата. Заработная плата состоит из должностного оклада и стимулирующих выплат(размер должностного оклада зависит от уровня образования и стажа работы). Квартальные и годовая премии. Материальная помощь к ежегодному отпуску. Премия при наступлении юбилейных дат работника и учреждения. Оборудованное комфортабельное рабочее место. Возможность карьерного роста.

Обязанности

Принимать поступающую в Учреждение корреспонденцию для заместителя директора. Осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым в Учреждении порядком, передавать ее после рассмотрения заместителем директора в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа. Осуществлять контроль качества подготовки представляемых на подпись заместителю директора документов, в частности, на предмет их корректного составления, надлежащего согласования утверждения необходимым числом лиц в соответствии с требованиями локальных нормативных актов Учреждения. Отправлять документацию по адресатам, доводить принятые первым заместителем директора решения до непосредственных исполнителей. Обеспечение печатания и размножения служебных документов. Обеспечение сохранности документов. Ведение реестра входящей и исходящей корреспонденции, поступающей заместителю директора, осуществление контроля своевременного соблюдения сроков исполнения документов Осуществление при необходимости оперативной связи с физическими и юридическими лицами, исполнительными органами государственной власти Санкт-Петербурга по вопросам текущей деятельности (телефон, факс и т.п.). Обеспечение приема телефонных звонков, соединения заместителя директора с абонентами, своевременное доведение до его сведения информации, полученной по каналам связи. Сбор необходимых заместителю директора сведений от подразделений, работников, вызов их по его поручению. Обеспечение рабочего места заместителя директора необходимыми средствами организационной и вычислительной техники, канцелярскими принадлежностями, инвентарем в соответствии с установленным в Учреждении порядком. Организация приема посетителей заместителем директора. Бронирование гостиничных номеров и закупка проездных документов для командировок заместителя директора. Составление сводных аналитических данных Подготовка и предоставление информации по запросам структурных подразделений Учреждения и сторонних организаций в пределах компетенции Подготовка писем и ответов на запросы по вопросам экономического планирования, а также финансовой деятельности Учреждения в КИО и иные государственные органы и организации